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10 sinais de que é preciso investir em uma planilha Excel
August 11, 2017 / By Pedro Marque – Doutor Excel
O Microsoft Excel está presente em praticamente todos os setores de quase todas as empresas no mundo. São planilhas financeiras, de controle de estoque, domésticas, pessoais, industriais, acadêmicas entre outras. Porém, como saber se é hora de investir em uma planilha melhor e que possa nos ajudar no que fazemos diariamente? Abaixo seguem 10 sinais que mostram que é preciso investir em uma planilha Excel.
1 – A empresa ou escritório utiliza um sistema com relatórios confusos;
É bastante comum que uma empresa possua um sistema de controle de estoque, por exemplo, e que funcione bem, porém que os relatórios não sejam os mais amigáveis. O layout pode estar ruim, os dados confusos e os gráficos precisem de maiores detalhes. Também pode ser algo que, para ser alterado, precise de tempo e algum investimento. Neste caso o Excel entra como um “facilitador”, conseguindo ler e melhorar a disposição dos relatórios.
2 – A planilha existente utiliza muito código VBA e você não consegue atualizar;
A empresa utiliza uma planilha que atende, porém contém partes que seria preciso melhorar. O problema é que quem desenvolveu utilizou muito o VBA e agora está muito difícil entender e, consequentemente, alterar algo. E não adiantou procurar alguém bom em VBA, porque o código também está desorganizado. Nesse caso é preciso criar uma nova planilha, mais moderna e que utilize o mínimo de VBA possível. Aliás, é comum desenvolver uma planilha muito boa sem nenhuma linguagem de programação.
3 – Cada setor da empresa utiliza uma planilha diferente;
Os dados são os mesmos, a intenção é a mesma e até, às vezes, o nome é o mesmo. Porém a informação extraída é diferente. Isso acontece porque não existe centralização e o responsável perdeu o controle. Alguém guarda em uma pasta várias versões e as trocas de e-mails estão com versões diferentes. Se várias pessoas irão utilizar a mesma planilha, o ideal é que exista uma planilha bem-feita, que esteja compartilhada em rede e que exista controle sobre quem pode acessar, onde inserir dados e quem pode ler as informações.
4 – A planilha utilizada foi construída em 2005;
A planilha está controlada e as informações disponíveis. E não é problema se ela foi atualizada pela última vez em 2005, correto? Errado! O Excel é um software poderoso e com atualizações constantes. É muito provável que se uma revisão for realizada na planilha, sejam encontrados pontos de melhorias e que seja possível utilizar mais a capacidade do Excel para deixar mais fácil a leitura de informações.
5 – Você só utiliza planilhas grátis que baixou pela internet;
As planilhas que são distribuídas grátis pela internet podem ser boas ou ruins, como tudo que está disponível na web. Mas, geralmente não são completas ou não são feitas especificamente para seu negócio, claro. Isso lhe deixa com diversas restrições e possibilidades de expansões de visão dos dados do negócio e de controle.
6 – A planilha sempre dá um erro, mas você “deixa pra lá”;
Existe um erro em uma planilha que ninguém conseguiu consertar e que você está conseguindo conviver com ele? Cuidado! Dados podem estar se perdendo e informações escoando sem que ninguém perceba.
7 – A planilha é extremamente complicada;
Para chegar à um resultado é preciso extrair dados, copiar e colar em outro local, verificar se está tudo certo e corrigir fórmulas. Também é preciso salvar em uma pasta específica. Isso lhe traz perda de tempo e muitas dores de cabeça com erros frequentes. Uma planilha otimizada poderá executar tudo através uma macro simples e sem necessidade de sua intervenção, economizando tempo e lhe dando segurança.
8 – Somente o funcionário que construiu a planilha entende o que ela faz;
Este item geralmente está relacionado ao item 8. Somente uma pessoa, geralmente a que criou a planilha, entende o que ela faz. Os relatórios chegam, as informações estão corretas, porém se o funcionário não vier ou for demitido, o processo pode parar porque as informações são importantes. É extremamente necessário que todos possam compreender a planilha e que consigam utilizar a mesma e para isso ela precisa ser fácil, amigável.
9 – O layout é muito feio ou muito antigo;
Mas isso é motivo? Sim! O layout precisa ser amigável pois as informações podem ser compreendidas de forma mais fácil se sua “roupa” for mais “elegante”. Se for um dashboard então, é preciso que os gráficos estejam em uma disposição que possa proporcionar melhor compreensão à quem for visualizar as informações.
10 – Ainda não possui uma planilha para consolidar os relatórios
Este motivo deveria estar em primeiro lugar. Se possui vários relatórios, vários centros de informações e não possui uma planilha bem-feita para consolidar os dados, está perdendo tempo. Irá se surpreender com o poder que o Excel tem e que pode proporcionar ao seu negócio muito mais visibilidade de tudo o que ocorre.
Lembre-se de que os sinais acima são somente alguns deles. Utilizar o Microsoft Excel diariamente como ferramenta para gestão e controle é prática de grande parte das empresas ao redor do mundo e uma planilha bem-feita é essencial.